sobota, 21 lipca 2018

Jak sprytnie zarządzać czasem

Zbliża się Nowy Rok. Będziemy odliczać godziny, potem minuty i sekundy do północy. Z okazji tej wyjątkowej, jakby nie patrzeć, chwili mam dla ciebie 30 wskazówek i sztuczek na temat zarządzania czasem. Jeśli je zastosujesz, to w przyszłym roku lepiej i szybciej poradzisz sobie z pracą i więcej czasu zostanie ci na relaks i zabawę!


Tak, tak, tak, masz za dużo pracy. Jesteś bardzo zajęta. To dlatego robisz trzy rzeczy na raz i wszystko na ostatnią chwilę. Dlatego też nie możesz wziąć porządnego urlopu albo nawet wolnego weekendu. Może jednak to nie kwestia ilości pracy, ale twojego sposobu zarządzania czasem? Może masz złe nawyki i cenne godziny i minuty przeciekają ci przez palce. Na szczęście każdy jest w stanie nauczyć się lepiej organizować i kontrolować swój czas.

Przyjrzyj się klasycznym wskazówkom dotyczącym zarządzania czasem. Jedna, dwie lub trzy mogą się sprawdzić także w Twoim przypadku. Mała różnica potrafi wprowadzać duże zmiany:

1.      Oczywista wskazówka nr jeden: Stwórz listę zadań do wykonania (elektroniczną lub na papierze). Najważniejsze pozycje umieść na samej górze.

2.      Oczywista wskazówka nr dwa: Pod koniec dnia przejrzyj to, co udało Ci się zrobić i stwórz nową listę na następny dzień. Zadania układaj na liście według ważności.

3.      Bądź bezwzględna odnośnie ustalania priorytetów. Zwróć uwagę żeby to, co wydaje Ci się ważne, rzeczywiście takie było. To co nie jest ważne, odłóż na później.

4.      Naucz się rozróżniać rzeczy ważne od pilnych. Sprawy ważne nie zawsze są pilne. To, co pilne, nie zawsze jest ważne.

5.      Miej listę zawsze przy sobie.

6.      Kiedy wszystkie zadania są równoważne, zacznij od najtrudniejszych. Najmniej przyjemne zadania mają pierwszeństwo. Miej to za sobą!

7.      Jeśli wykonanie któregoś z zadań zajmuje mniej niż 5 minut - zrób je od razu. Jeśli wymaga więcej czasu umieść je na liście.

8.      Jeśli jest to możliwe staraj się każdego dnia poświęcić tylko określoną ilość czasu na uporanie się z e-mailami. Jeśli musisz sprawdzać wiadomości na bieżąco, ogranicz swoje sesje do minimum np. 5 minut.

9.      Każdego dnia staraj się znaleźć trochę czasu, kiedy nic i nikt nie będzie rozpraszało twojej uwagi. Schowaj się, żebyś mogła skoncentrować się na ważnych zadaniach. Weź pod uwagę takie miejsca jak: biblioteka czy pusta salka konferencyjna.

10.  Inne podejście: Zanim zaczniesz sprawdzać e-maile, pocztę głosową lub też pochłonie cię tzw. bieżączka, poświęć solidną godzinę na najważniejsze projekty.

11.  Poświęć część dnia na remanent tego, w jaki sposób spędziłaś czas. Dzięki temu dowiesz się kiedy i w jaki sposób go marnujesz.

12.  Wyeliminuj marnotrawców czasu typu: długie prywatne rozmowy telefoniczne w czasie pracy i pogaduchy przy papierosku.

13.  Trudniejsze zadania podziel na mniejsze części. Uporządkuj je według ważności. Nad każdym zadaniem pracuj w określonym przedziale czasu.

14.  Przeznacz więcej czasu na większe, bardziej skomplikowane zadania. Projekty zwykle pochłaniają więcej czasu niż to się na początku zakłada. Zaplanuj sobie bufor czasowy.

15.  Jeżeli sporą część dnia poświęcasz na rutynowe, powtarzalne czynności, prowadź zapiski: ile czasu Ci zajmują. Następnym razem spróbuj wykonać je szybciej.

16.  Pójdź krok naprzód i ustal swoiste limity czasowe dla rutynowych czynności.

17.  Ustal efektywne systemy działania dla wszystkich zadań, które masz do wykonania, tych dużych i tych drobnych. I trzymaj się ich.

18.  Ceń swój czas. Ludzie, którzy wpadają na pogawędkę nie pomagają ani Tobie ani Twojemu harmonogramowi pracy. Wyznacz granice.

19.  Zwracaj uwagę na to, gdzie i kiedy możesz powiedzieć „nie”. Starając się wykonać wszystkie czynności, o które ktoś Cię poprosił, skazujesz się na stres i porażkę.

20.  Pamiętaj żeby się nie przeforsować!

21.  Nauczy się przekazywać obowiązki, kiedy tylko jest to możliwe.

22.  Dąż do tego, żeby uporać się z papierkową robotą za jednym zamachem. To samo dotyczy e-maili.

23.  Nagradzaj się za wykonanie zadania na czas. Nie ma przyjemności dopóki nie wykonasz zadania.

24.  Usuń bałagan i uporządkuj miejsce pracy, żeby nie tracić czasu na szukanie różnych rzeczy.

25.  Wymagające zadania wykonuj w porze dnia, w której jesteś w szczytowej formie.

26.  Pogrupuj powiązane ze sobą czynności np. sortując papiery na swoim biurku, albo szukając czegoś, od razu porządkuj. To dużo bardziej efektywne niż robienie każdej rzeczy oddzielnie.

27.  Wykorzystaj czas przestoju. Na przykład: kiedy czekasz na rozpoczęcie zebrania, możesz zaktualizować listy zadań do wykonania lub odpowiedzieć na e-maile.

28.  Ta rada przydaje się także w życiu prywatnym: lepiej jest być świetnym w kilku rzeczach niż przeciętnym w bardzo wielu.

29.  Nie obawiaj się, że zaszkodzisz sobie, wykonując projekty przed czasem. Dzięki temu nie zaprzątasz sobie nimi głowy, a za takie „przestępstwo” nie dostaje się więcej pracy, tylko więcej luzu.

30.  Stwórz kącik pracy, w którym dobrze się czujesz. Dostosuj oświetlenie, postaw kwiatka, ustaw ulubione długopisy i kolorowe ołówki, zrób herbatę. Przygotuj miejsce i do roboty.

Andrzej Stobierski

Dodaj do:
Facebook Wykop Blip Śledzik Twitter

Dodajesz komentarz jako gość

Skomentuj

Fill in the blank
komentarze (3)
sortowanie: najstarsze/najnowsze
gość

ja sobie tą listę drukuje i noszę zawsze w swoim pracowym notesie!

gość

Zarządzanie własnym czasem to trudna sztuka na szczęście można się jej nauczyć. Zdecydowanie ułatwia nam życie i sprawia,że potrafimy wszystko ogarnąć.Dzięki temu jesteśmy bardziej zorganizowani nie tylko w pracy,ale i w domu np. w przygotowaniach się do świąt.To ważna umiejętność,gdyż oszczędza nasz czas i nerwy.

gość

Ja niestety muszę się tego nauczyć,bo czas ucieka mi przez palce i zawsze mam poczucie,że nie zrobiłam tego co chciałam i ile chciałam.

 
W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia usług na najwyższym poziomie.
Możesz określić warunki przechowywania, dostępu do plików cookies w Twojej przeglądarce.Zamknij